Inwentaryzacja w magazynie – dlaczego jest potrzebna i w jaki sposób ją przeprowadzić?

Inwentaryzacją nazywa się sporządzenie ilościowego bądź wartościowego spisu towarów znajdujących się w jednym lub kilku magazynach. Na jego podstawie należy przeprowadzić porównanie ze stanem ksiąg rachunkowych i wyjaśnić różnice. Dzięki inwentaryzacji można ustalić rzeczywisty stan aktywów i pasywów przedsiębiorstwa. Choć nie jest to ulubiona czynność pracowników i właścicieli magazynów, nie warto jej odwlekać. Dlaczego przeprowadzenie jej jest konieczne i w jaki sposób to zrobić?

Inwentaryzacja ma na celu aktualizację stanu magazynowego do stanu rzeczywistego wraz ze zmianami w jakości i ilości zapasów. Na ogół proces ten wykazuje mniejsze lub większe rozbieżności między stanem faktycznym, a ewidencyjnym. Są to następujące niezgodności:

Przyczyny tych nieprawidłowości są różne i wynikają na ogół z pomyłek pracowników, błędów w systemie, niewłaściwego przechowywania towarów, nieprawidłowego zarządzania gospodarką magazynową, wypadków czy kradzieży. Dodatkowo inwentaryzacja jest w stanie ukazać różnice pozorne, które występują chociażby w sytuacji, gdy składowe pewnej grupy produktów zostały ujęte osobno w stanie magazynowym, natomiast według ewidencji księgowej stanowią jeden produkt. Prawidłowo przeprowadzone inwentaryzacje umożliwiają podtrzymanie dobrej organizacji logistyki wewnętrznej, a co za tym idzie, dostarczają informacji na temat jakości pracy magazynu. Można wyróżnić inwentaryzacje roczne, okresowe, stałe, cykliczne i doraźne.

Istnieją dwie podstawowe i różniące się znacznie od siebie metody przeprowadzania inwentaryzacji w magazynie. Pierwsza z nich to inwentaryzacja ręczna, czyli liczenie towarów przez pracowników i porównanie ze stanem ewidencji księgowej. Sposób ten wymaga poświęcenia dużej ilości czasu, obarczony jest też dużym ryzykiem błędu. Na ogół przeznacza się wówczas jeden cały dzień na przeprowadzenie odpowiednich czynności. Osoba odpowiedzialna za inwentaryzację, którą jest zazwyczaj kierownik magazynu, musi poświadczyć, że spis jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W dużych magazynach niektóre grupy produktów są liczone kilkukrotnie, by zmniejszyć ryzyko pomyłki.

Do inwentaryzacji można wykorzystać też elektroniczne czytniki. W tym przypadku pracownicy przechodzą po magazynie i liczą produkty poprzez wczytanie ich kodów i podanie wartości. Te same towary sumują się w systemie. Po zakończeniu pracy wystarczy pobrać dane i porównać je ze stanem księgowym. To znacznie dokładniejsza i szybsza metoda przeprowadzania inwentaryzacji. Umożliwia uniknięcie pomyłek, które zdarzają się w przypadku metody ręcznej. Konieczne będzie jednak zainwestowanie w odpowiedni system i czytnik.

Niezależnie od wybranej metody prowadzenia inwentaryzacji, można wyróżnić kilka podstawowych etapów tego procesu.

Pierwszy krok obejmuje przygotowania do inwentaryzacji. Należy zamknąć wszystkie dokumenty wpływające na stan magazynowy i zwolnić rezerwacje. W trakcie przeprowadzania czynności nie powinny odbywać się dostawy towarów, a jeśli nie da się ich uniknąć, produkty trzeba odebrać fizycznie, wyraźnie oznaczyć i ulokować w miejscu, w którym nie dojdzie do ich przypadkowego spisania. Konieczne będzie też określenie kolejności prac.

Następnie można przejść do samego przeprowadzenia inwentaryzacji. Wykonuje ją komisja inwentaryzacyjna składająca się z co najmniej 2–3 osób. Komisja przelicza, dokonuje odczytów całości towarów i weryfikuje różnice dotyczące stanu magazynowego oraz ksiąg rachunkowych. Najlepiej jest przeliczyć lub sczytać każdy towar co najmniej dwukrotnie, dobrze, by zajęły się tym różne komisje. Następnie odczyty są porównywane i sprawdzane. Potem generuje się odczyt kontrolny będący pierwszym wynikiem inwentaryzacji.

Po zakończeniu czynności następuje weryfikacja odczytu kontrolnego. Brakujących towarów trzeba poszukać w całym magazynie. Weryfikacja trwa do czasu, gdy przewodniczący komisji zarządzi zakończenie inwentaryzacji.